セミナー講師が選ぶ会議室チェックポイント10
セミナー講師が選ぶ貸し会議室チェックポイント10
新しい知識を入れるため、セミナーに参加する人が増えてきました。
今回の記事はセミナー講師の視線から、セミナー会場の予約を取るときにチェックしたい内容をご紹介いたします。
エアコン
エアコンの温度を調整できるかを確認するとよいです。
会議室ごとに温度を調整できる場合もありますが、ビル全体で空調管理している場所もあります。古いエアコンだと室温が変わるまでに時間がかかり、セミナー参加者の集中力が低下することも。
夏の暑い時期や冬の寒い時期にセミナーを開催するときは、エアコンが古くないか聞いてみてください。
演説台
演説台があるかを確認するとよいです。講師の飲み物を置いたり原稿を置いたりするのに役立ちますし、立っているときに支えがあると話に集中できるので便利です。
コピー機・プリンター
コピー機やプリンターが近くにあるかを確認するとよいです。
紙の資料を配るときは部数が足りなかったり、追加で資料を配りたくなったりするかもしれません。コピー機やプリンターが使えるか、もしくは近くに『キンコーズ』などのビジネスコンビニがあるかを確認しておくと安心です。
コンセント・延長コード
コンセントの位置や延長コードが借りられるかを確認するとよいです。
運営側がパソコンやプロジェクターなどで使うだけでなく、参加者がパソコンを使うこともあります。借りられるか分からないときは、念のために持っていくことをおすすめします。
トイレ
トイレの数がどの位あるのかを確認するとよいです。トイレの数が１～２台だとセミナーの休み時間次第で参加者が戻ってこられないこともあるでしょう。
別のフロアのトイレが使えないか聞いてみることをおすすめします。
飲み物
参加者がセミナー会場で飲み物を買えるかを確認するとよいです。
セミナー参加者は休み時間に冷たいお茶や水、温かいコーヒーなどを買いに行く人が多いので、ビルの中もしくは近くに自販機やコンビニがあるかを調べておくことをおすすめします。
また飲み物のケータリングサービスを行っている場所もあります。事前予約が必要なので、早めに参加者の数を見積もっておきましょう。
プロジェクター
プロジェクターをどうやってつないだら良いかを確認するとよいです。
借りられるか確認するだけでなく、持参する機材とどういう方法でつなげるのかはしっかり調べておきましょう。スクリーンのサイズも合わせて聞いておくとよいですね。
ホワイトボード・マーカー
ホワイトボードやマーカーがあるかを確認するとよいです。
ちょっとしたことも簡単に書くことができるので、プロジェクターを使うときでも借りられるようであれば借りましょう。またマーカーの管理ができていない会議室だとインクが足りない場合があります。たくさん書く場合は、ホワイトボード用のマーカーを持参することをおすすめします。
マイクなどの音響設備
規模の大きいセミナーの場合はマイクなどの音響設備が整っているかを確認するとよいです。内覧ができる会場もあるので、設備を確認しておきましょう。有線マイクや無線マイクなどの種類の他に、予備にもう１本借りられるかも聞いておくと安心です。
Wi-Fi
Wi-Fi環境があるかを確認するとよいです。
セミナー中にスマートフォンやパソコンで調べものをしたい参加者は多いもののWi-Fiが使える会議室ばかりでもないので、Wi-Fiが使えるときは積極的にアピールしましょう。
まとめ
今回はセミナー講師の視線から、セミナー会場の予約を取るときにチェックしたい内容をご紹介いたしました。はじめて会議室を取ることに慣れていないと、何が必要か気づきにくいこともあるかと思います。今回の記事を参考にぜひセミナーを成功させてください。
