新常識？貸し会議室で歓送迎会をするメリットとは？
職場の歓送迎会は、通常の飲み会とは異なり、幹事が出席者の確認や会場や料理の手配、挨拶やプレゼント贈呈の演出など、多くの準備を事前に行う必要があります。 これまでは飲食店などを予約して歓送迎会を開くのが通常でしたが、最近は貸し会議室を歓送迎会の会場として利用するケースが増えているようです。初めて幹事を任されたとしても、貸し会議室をうまく利用し、適切な準備を行うことで素晴らしい歓送迎会を企画することができます。 今回は、歓送迎会を貸し会議室で行うメリットについて解説していきます。
歓送迎会で押さえておくポイント
歓送迎会でまず押さえておきたいポイントは次の通りです。
- 一定の人数以上参加者を集める
- 主役が誰なのかを明確に
- 挨拶は事前に依頼しておく
それぞれについて詳しく解説していきます。
一定の人数以上参加者を集める
歓送迎会において、会への参加者が少ないと、閑散とした寂しい雰囲気になってしまうことがあります。参加者の中には、家庭の事情で早く帰りたい人や、職場以外の時間を重視したいと考えている人など、様々な考えを持っている人がいるでしょう。しかし、多くの人が参加することが、歓送迎会の成功へと繋がります。 そのため、できるだけ多くの人に参加してもらうためには、最初から利用時間が決まっている会場を選ぶことがおすすめです。そうすることで、終了時間が予測できるため、ダラダラと会が長くなってしまう心配もなく、時間が気になるという人でも参加しやすくなるでしょう。
主役が誰なのかを明確に
歓送迎会には、主役となる人がいます。新入社員歓迎会なら新しい職場に入社する人、送別会なら退職者や転勤する人といった職場を去る人が主役となるでしょう。 そして、歓送迎会は主役のために行うということが大前提です。主役に喜んでもらうためには、適切な演出が必要であり、料理や飲み物も主役の好みを考慮して選ぶ必要があります。
挨拶は事前に依頼しておく
歓送迎会において、挨拶は重要なメインイベントの1つです。話す人の個性が出るため、聞き手も感慨深い思いを味わうことができます。 挨拶をする人の選定も、幹事の大切な仕事の1つです。歓迎会の場合は、部署のトップを選ぶのが適切であり、送別会の場合も同じように部署のトップや当事者と親しい人にお願いすると良いでしょう。ただし、当事者と良好な関係にあるかも考慮することが注意点です。 また、挨拶は「言葉のギフト」であるため、挨拶する側には考える時間が必要です。そのため、最低でも数日前にはお願いするのがマナーです。当日になって急かすことは避けましょう。
歓送迎会で貸し会議室を利用するメリット
歓送迎会で開始会議室を利用するメリットは次の通りです。
- オフィス街にあり移動しやすい
- 時間で借りられる
- ケータリングサービスを利用できる
- フランクになりすぎない
- 挨拶に必要なマイクやプロジェクターが利用できる
貸し会議室は多くがオフィス街にあり、職場から簡単に移動することができるため歓送迎会の会場としても最適です。 また、部屋のタイプや広さもさまざまなので、イベントの規模に合わせて選ぶことができますし、時間単位で借りることができるのもメリットと言えるでしょう。さらに、マイクやプロジェクターなど必要な機材や設備が完備されているため、別途手配する必要もありません。 飲食についても、ケータリングサービスを利用すれば手軽に好みの料理を選ぶことができます。貸し会議室という会場柄、居酒屋やレストランなどに比べフランクな雰囲気になりすぎないのもメリットでしょう。
まとめ
歓送迎会の幹事には、通常の飲み会やパーティーなどとは異なる要素が多いため、事前準備や会場選びが成功への鍵を握ることがあります。 その中でも、会場選びは非常に重要です。 貸し会議室を歓送迎会の会場として利用するイメージを持っていなかった方もいるかもしれませんが、設備や料理の調達においても利便性が高く、また移動距離が短く利用時間が決まっているので、終宴時間も明確です。これらの理由から、歓送迎会の会場としては最適な選択肢と言えそうです。
また、室内の照明が明るいため、暗い居酒屋などとは違い顔をしっかり見て話したり、食事を楽しんだりできるのも利点の一つです。 通常、会議や打ち合わせ、研修などのビジネスシーンで使用する貸し会議室や貸しホールは、実は歓送迎会の会場としても十分に活用できます。何か疑問点などがあればまず問い合わせしてみるのがおすすめですよ。歓送迎会にふさわしい会場選びにも、ぜひミーティングナビをご活用ください。
