会議に参加するときに知っておきたいビジネスマナーは？
会議に全ての人が気持ちよく参加できるために、あらゆるマナーをきちんと押さえておくことは大切なポイントです。今回は、会議室へ入る順番は席順について紹介します。席順を間違えてしまうと、想像以上に相手に不快感・不信感を与えてしまい、大人としての常識まで疑われてしまいます。
目上・目下とは？
席順や会議室への入る順番について考える前に、目上と目下について理解しておきましょう。目上・目下は、役職順で、同じ役職の場合は年齢が高い方が目上です。社外からの参加者がある場合、お客様が上位になります。
会議室への入室
入室する際も目上の人から順番です。社内会議の場合は、社長、部長など役職順に入り、最後に役職のない平社員が入室します。社外からのお客様が参加する場合は、社外のお客様が最初に入室することがマナーです。社長であっても、お客様の後になります。
席次：会議室の席順
会議ではないレストランや料亭でも、部屋には「上座」と「下座」があります。目上の人が上座に座ります。さまざまな条件で席順は少し変わります。
一般的な会議室の上座・下座
最も簡単な上座の認識は、入り口から遠くにある席が上座と覚えておくとわかりやすいです。入り口付近は下座です。入り口のある壁の向かい側が上座になり、中央に議長席が作られます。議長席の向かって左側、そして右側が最高位の上座です。
スクリーンのある会議室
プロジェクターを利用してプレゼンテーションを行う会議の場合、スクリーンが見えやすいかどうかで判断します。スクリーンの位置を基準にして面と向かった場所が上座です。
ソファーのある会議室
役員会議室やエグゼクティブ会議室と呼ばれる応接室タイプの会議室にはソファーが置いてある場合があります。ソファーがある場合は1人がけの椅子ではなく、ソファーの方が上座です。
和室
社内の会議室が和室という場合は少ないですが、和室を用意している貸し会議室があります。和室の場合は、床の間が基準です。床の間に近い方が上座、遠い場所が下座です。会議では使わないかもしれませんが、接待などで和食のお店を利用する場合もあるので覚えておきましょう。
会議前に会議室に到着した場合の待ち方
会議室に入らずに、ロビーで待って上記で説明したように目上の方から順番に会議室に入室する場合がほとんどですが、会議室に到着後、待たなくてはいけない場合があります。その場合は、必ず下座に座って待ちましょう。立って待つ場合も、下座のエリアで待ちます。
スマホは電源を切る
会議中に突然スマホが鳴りだすと会議が中断されます。会議室に入る場合は、必ずスマホの電源を切っておきましょう。マナーモードでも振動音が聞こえ、あまり良い印象ではありません。
荷物を机の上に置かない
外部の貸し会議室を利用する場合、荷物が多くなる場合もあります。そのような場合、うっかりテーブルの上に置いてしまいがちですが、必ず足元に置くようにしましょう。会議に必要な書類が出やすいように、しておくことも必須です。必要なものを取り出すときに、なかなか見つからないとズボラなイメージを与えてしまいます。
退出するときも目上の方から
会議が終わって退出する場合も入室と同様に目上の方から順番に行います。会議が終わって緊張が解けたときに、うっかりさっさと退室してしまうという失態をしないように注意しましょう。
マナーは気持ちよく過ごすためのルール
マナーといっても堅苦しくとらえる必要はありません。目上の人を優先し、敬意を持って対応するという気持ちがあれば自然とできることです。ただ、席次の順番を知らないと、うっかり相手に失礼なことをしてしまう可能性があります。また、マナーを知っている人＝大人という印象を与えます。
- 会議室への入退室は、目上の方から順番に
- 会議室の席次は上座と下座がある
- 会議室で待つ場合は下座で待つ
- 荷物を机の上に置かない
- 会議室ではスマホの電源を切る
