貸し会議室の探し方！5つのチェックポイントで確実に
貸し会議室を探す場合、ネットを利用することがほとんどですが、その場合にチェックするポイントを外すと最終的に予算以上の出費になったり、参加者の不平が出たりします。ネットで探す場合数多くの会議室から選ばなくてはいけませんがチェックポイントがわかっていると絞りやすくなります。
アクセスが良いかどうか
どの方面かでも便利の良い駅から近い貸し会議室がベストですが、交通の便が良いターミナル駅近くの貸し会議室は高価です。予算を抑えたい場合は、駅から遠い会議室を選ぶと言う選択肢もありますが、わかりにくい場所にあると見つけにくいことがデメリットです。
むしろ少し不便な駅でも駅前にある会議室の方が見つけやすいためおすすめです。もちろん、どんなにわかりやすい場所であっても、地図を共有することは忘れないようにしてください。
また、不便と思われている貸し会議室の方が予算的にもメリットがあります。
広さの確認
参加者は何人になるかどうかを確認してから人数に合った広さの会議室を選びます。貸し会議室は4人程度収容の小さな室から何百人も収容できる大会議室までいろいろです。目安として各会議室は●人収容と書いていますが、運営によって広さと収容人数に関する関係は異なります。ただ、収容している椅子の数だけの場合もあり、ゆとりがあまり無いと参加者が不快に感じる可能性も。
机をロの字に設置してディスカッション形式にしたいのか、学校の教室のように講師に向かって並ぶようなスクールタイプにしたいのかでも教室の広さは異なります。荷物置き場や受付なども必要です。
貸し会議室のサイトで探すときに「スクール」、「シアター」、「ロの字」から選ぶようになっている場合があります。スクールとシアターは講師に向かって並びますが、異なる点はシアターは机がありません。そのため収容人数が多くなります。ロの字は机を四角に並べるため、収容人数がずっと少ないです。
参加者はどのような人たちで何人くらいいるのか、どのような形式の会議なのか、受付はどうするのかなどをチェックして広さを決めましょう。
料金システム
貸し会議室やレンタルスペースは、それぞれ料金システムが異なります。1時間ごとに加算されることが普通です。4時間以上になると割引になる場合や●時間パック、2日連続貸しでの割引など長時間の場合割安になる貸し会議室もあります。
駅前などは料金が高く、路地などにあり見つけにくい貸し会議室は低料金ですが、安くてもアクセスが悪いと参加者の負担が増えることも考えましょう。
設備が整っているか
設備の料金もチェックする必要があります。ホワイトボードは普通は設置されており料金内の場合もありますが、別料金になっている場合も。貸し会議室を借りる前に必要なものをピックアップし、オプションで借りなくてはならないなら、必要なものも含めた金額を考慮に入れないと予算オーバーになってしまいます。
動画などを利用する場合や参加者がPCを持参する場合はWi-Fiシステムがちゃんとしているかどうかもチェックしてください。参加者がWi-Fiを利用すると重くなって機能しないとかなりストレスです。
貸し会議室のルールを確認
貸し会議室にはそれぞれ使用ルールがあります。使用時間も始まりと終わりが厳格に決まっている場合と片付けの時間など少しくらいはみ出しても問題無い場合など。
もし、長時間の会議やセミナー、研修を予定しているのであれば飲食可能かどうかのチェックが必須です。ケータリングサービスがあれば、貸し会議室内で食事ができ参加者は慣れない街で食事をする場所を探す必要がありません。また、セミナーや研修の後で懇親会を開きたい場合、同じ場所ですることも可能です。
貸し会議室の選び方で失敗しないために
貸し会議室の探し方のチェックポイントを5つ紹介しました。
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- アクセス
- 広さ
- 料金システム
- 設備
- 貸し会議室のルール
貸し会議室を借りる場合はチェックポイントの中で最も大事な点を中心に検索すると探しやすいです。Meeting Naviなどの検索サイトを利用する場合、最寄駅やエリアだけでは無く、椅子の置き方や収容人数、ハイグレード、スタンダード、格安などのカテゴリーで見つけられます。
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