スムーズな会議は挨拶がポイント！やり方次第で集中力アップ
きちんと用意をしているのに会議がスムーズに進められないと悩んでいる人が多いようです。その場合は挨拶をすることでメリハリを入れてみてはいかがでしょうか。挨拶の仕方次第で場の雰囲気が変わります。いつどのような挨拶を入れるのかを説明するので参考にしてください。
会議が始まる際にまず挨拶をする
挨拶というと重々しくなりすぎるのではないかと心配する必要はありません。何事にも始まりでビシッと決めることが必要です。きちんと挨拶をして会議を始めると、なぜ会議がスムーズにいくのでしょうか。会議を始める前にする挨拶の目的を知って、目的にあった挨拶をしましょう。
会議はなんのためにするのかをはっきりさせる
会議を始めるにあたって、会議の目的をはっきりすることで議題に集中してもらいましょう。中には会議が始まる時間は知っていても、なんのために集まらなければならなかったのかわかってない人もいます。
どこに向かって進んでいるのかがわからないと、当然、集中力が続きません。また初歩的な何のための会議なのかというような質問ははばかられます。何をしているのかわからないまま、議題に身が入らず雰囲気がだれてしまうことが多いようです。
目的がはっきりとしていれば、話題が逸れることもなく全員が目的に向かって進んでいけます。
ファシリテーターの権限を認識させる
会議の始まりに挨拶をすることは、会議の主導権を握るのはファシリテーターだと認知されるということが目的です。挨拶がきちんとないまま、会議が始まってしまうと参加者がそれぞれ好きなように意見を述べ始め、議論がずれてしまう可能性があります。
会議を誰が仕切っているのかをはっきりさせて、目的からずれることなく話し合いをするために、最初の挨拶はとても重要です。
全員が参加しやすくするために
会議では全員が参加して意見を述べることが大切です。しかし、初めて参加する人はなんとなく会話に入りにくいものです。またその他の人も知らない人がいると、その人の立場などが気になってなかなか話せなくなります。
1人でも初めての参加者がいる場合などは参加者それぞれの紹介をするようにしましょう。一言だけでも、自己紹介をするとその後、発言のしやすい状態が作られます。
挨拶をさらに効果的にするには
会議を進行するにあたって、挨拶がとても大切であることが理解できたと思いますが、さらに挨拶を効果的にするための秘訣を解説します。
挨拶を長くしない
挨拶はできるだけ要件をまとめて短めにするようにしましょう。挨拶が長引くと、挨拶によって会議の緊張感がゆるんでしまいます。ジョークを言おう、気の利いたことを言おうと無理をしないで必要用件だけを述べるだけでじゅうぶんです。
もちろん、ジョークが得意な人や上手に話をまとめられる自信がある場合はマイペースでお話しください。
一人一人にシグナルを送る
挨拶だけではなく、途中での会話の際にも重要なことですが、参加者の目を見て話すように心がけてください。ファシリテーターが個人的に話しかけるようにすると、自分が参加しているのだという認識が生まれます。
参加者全員を見るようにし、全員が参加し話しやすい状態に導いてあげます。また顔を見て話すことで親近感が湧き、意見が活発に出てくる可能性が生まれます。
休憩をはさむ場合は休憩前後にも挨拶
会議が長くなると疲れてくるので休憩が必要です。休憩に入る前や後に簡単に挨拶をします。前半で決まったことなどを確認し後半でこれから何を話すのかを述べて、会議の方向性をもう一度確認します。
できるだけポジティブなことを述べるのも会議を盛り上げる秘訣です。前半は有意義な話し合いができたことに感謝の言葉を一言入れても良いでしょう。
会議を挨拶で締める
最後にもう一度挨拶をして会議を終わらせます。感謝の言葉と会議で決まったことを述べて次の会議の成功への結びつけてください。
有意義な会議には挨拶がポイント
会議における挨拶の仕方がとても重要です。挨拶の仕方で会議での意見交換が活発になります。会議をうまく進行できないと悩んでいる人はぜひ試してください。スムーズな会議は、参加者の満足度も高くなります。信頼関係が築ければますます会議進行が楽になり、これからの会議がさらに有益になって行きます。
