コロナでセミナーを開催する方法は？ちょっとした工夫で安全に開催
コロナが原因でセミナーのオンラインによる開催が主流になりつつあります。それでも参加者の中には、オフラインを望んでいる人も多いことが事実です。
またセミナーの種類によってはリアルな状況の方がより効果が上がる場合があります。そこで今回は、コロナ感染対策を考えて、コロナ下でも参加したくなる安全性を考えたセミナー開催方法を紹介します。
コロナ下でのセミナー開催の工夫
オフラインでのセミナーをする場合は、会場選びなどコロナ対策の工夫が大切です。きちんとコロナ対策をしていることをアピールすると、参加したいという気持ちが強くなります。
3密を避けた会場の選択
ソーシャルディスタンスを考えたら最大収容人数の3分の1〜半分の参加者でのセミナーが理想的です。2人用の机に1人ずつ配置し、参加者の距離も保てます。コロナの影響で広い貸し会議室を30〜50%OFFにしているところもあるので、ディスカウントをしている貸し会議室を探すと良いでしょう。
貸し会議室に開閉のできる窓があることを確認してください。窓があっても高層ビルの上階では窓が開けられない仕様です。開く窓のある貸し会議室は、こちらの記事を参考にしてください。東京周辺の窓のある貸し会議室を紹介しています。
受付の工夫
会場での3密を回避しても、セミナーなどのイベントで最も込み合う場所は受付です。会場を選ぶ際に、広いロビーを受付として利用できるのかどうかの確認をしておきましょう。
ただコロナで入場する場合に、手洗いや体温確認などもあり入場に時間がかかる可能性があります。そのため、受付をできるだけ簡素化することが必要です。セミナーの参加費用を前払いのみにすると受付がスムーズです。
受付に飛沫感染予防アクリルパーテーションを設置できるかどうかも確認が必要です。
資料の配布はオンラインで
配布するものを最低限にすることも大切なポイントです。新型コロナウイルスは紙に付着した状態でも生き続けます。以前は約3日間と言われていましたが、最近のオーストラリアの研究によると28日間も生き続けていると公表されました。
そのため、セミナーで配られる資料は全てオンラインで配り、それぞれがタブレットまたはご自分でプリントして持参するようにしましょう。このようなペーパーレスへの取り組みはエコロジーの立場からも推奨されています。
オンラインと組み合わせたハイブリッドセミナー
オフラインのセミナーは講師にとってもメリットが多くあります。オンラインセミナーの場合、目の前に参加者がいないため、参加者の反応がわからず話し方やスピードが適切なのか不安です。
またソーシャルディスタンスを取るために広い会場を利用すると、割引サービスがあるとしてもやはり予算を超えてしまうことが予想されます。また実際に参加してもらえるのかどうかわかりません。
そこでオフラインのセミナーをオンラインでも配信することを提案します。オンライン配信をしながらオフラインでのセミナーができる設備を提供している貸し会議室を選んで、開催します。
特に数カ所の地方会場でも同様にセミナーを開催している人におすすめです。数カ所を移動していた講師の方は、ホテル代や移動費を抑えられ、会場費も一カ所のみになります。
またオフラインとオンラインで選べるため、参加者も多く取り込めることがメリットです。オフラインのみ、オンラインのみに比べ収益率も高くなることが予想されます。
オフラインとオンラインを組み合わせたハイブリッドセミナー
コロナ下でのセミナー開催の方法を紹介しました。
- 広めの貸し会議室を最大収容人数の3分の2〜半分の参加者で利用
- セミナー参加費を前払いにして受付の混み合いを回避
- 資料を事前にオンラインで渡す
参加者の人数を少なくすると会場費が心配です。またどのくらいの参加が見込まれるのかわかりません。オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッドセミナーがおすすめです。メリットが多いため、コロナが収束されてからも利用されるのはないでしょうか。
