Web会議で貸し会議室を使いたい！選び方のポイントとは？
新型コロナウイルスの影響で、Web会議などのオンラインを活用した働き方も増えてきました。もうすでにZoomなどを使った会議や打ち合わせを行っているという人も、多いのではないでしょうか。Web会議のメリットとしては、なんといっても場所を選ばないこと。自宅にいながらにして会議に参加できるため、移動時間を大幅に短縮することができますね。
ただ、Web会議にはデメリットもあります。自宅での会議参加は、ほかの家族に気を使ったり、インターホンの音が入ってしまったり……また、背景で部屋が映り込んでしまうことに抵抗があるという人も多いようです。さらには自宅用のWi-Fiを使用する場合、インターネット通信が不安定で、会議の音声が途切れてしまったり、映像がフリーズしてしまったりなんてもことも。
そんなときは貸し会議室を利用してみるのも一つの手です。Web会議に特化したサービスが充実している貸し会議室も多くあり、かなり使い勝手が良いんですよ◎
今回はWeb会議に貸し会議室を利用する場合に、Web会議にぴったりの貸し会議室を選ぶポイントをまとめましたのでぜひ参考にしてみてくださいね！
ポイント①インターネット環境は万全か？
まずWeb会議に貸会議室を利用する場合、大前提としてインターネット環境が適しているかが重要となります。インターネット環境が十分でないと、映像が乱れたり音声が途切れるなどといったトラブルの原因となるからです。
自宅でWeb会議に参加する場合、こういったインターネット環境についても、自分自身で通信速度などを調べる必要がありますね。ですが、貸し会議室ではWeb会議に使用したい旨を伝えて、その目的にあった部屋やプランを提案してもらえるので安心です。ただし貸し会議室によっては、インターネット回線をその会議室全体で共用している場合もあるため、事前に確認しておくことが大切です。オプションで、単独で使える回線を選択できる場合もあるので、相談してみると良いですね◎
ポイント②防音対策されているか？
不意に鳴ってしまうインターホン、前の道路を走る救急車、同居家族の生活音……。自宅でWeb会議に参加する場合では、何かと気になってしまうのが「音問題」です。貸し会議室なら防音対策がされている部屋もあり、静かな環境でWeb会議に参加できるので、集中して望むことができそうですね。また、周囲への音漏れも気にする必要がなく、社内の機密事項などの漏洩といったいった部分でも安心です◎
安価な会議室などでは防音対策が十分でない可能性もあるので、その会議室がWeb会議で使用できるかどうかや、防音がしっかりされているかなどがチェックするポイントとなるでしょう。
ポイント③常駐のスタッフがいるか？
専属のサポートスタッフが常駐している貸し会議室もあり、そういった場合なら疑問点などが出てきた場合に心強いですね。画面共有はどうすればいいの？マイクはこれで大丈夫？など、Web会議ビギナーさんでも安心です◎
また、個人間でつなぐWeb会議は比較的個人でも容易に参加することができますが、規模が大きくなると難しい場合もあります。リアルな会議に自分だけオンラインで参加する場合や、その逆にリアルで会議しているところにオンラインで参加してもらう場合などには、それなりのカメラやマイク、モニターなどの設備が必要となるケースもありますね。これらを丸ごと専属のスタッフにお願いすることができれば、かなりの手間を省くことができるでしょう。
時代に合わせた働き方に、便利な貸し会議室を利用しよう！
これからの時代、働き方にも多様性が重視されてくるにつれ、何かとオンラインでのコミュニケーションが増えてくることが予想されます。それに合わせて、個人や少人数でも気軽に使用できる貸し会議室も増えてきていますので、利用しない手はないですね！自分の利用目的や利用したい設備にぴったりの貸し会議室で、スムーズに仕事を行える環境を整えましょう◎
