初めての相手に送るメールの書き方｜「初めまて！」と書いていいの？
まだお会いしたことのない方に挨拶メールを送る際に大切なことをお伝えします。用件を伝えると同時に、好印象をもってもらうためには気をつけたい点があります。また、どんなに注意しても読んでもらえない可能性もあるので、見落とされないようにすることも大切です。
件名は「初めまして」ではダメ！
まずはEメールを受け取った相手がメールを開いて読んでもらうことが大切です。しかし仕事用のメールには毎日多い人では100通ものメールが届きます。そのため大切なメール以外はじっくり読まれないことが多く、中には開封すらしない場合もあります。開封して読んでもらうためにはどうしたら良いのかを解説します。件名をきちんと記入する
初めてのメールで大切な点は件名です。件名にどこの誰からのメールでどのような用件でメールを送ったのかがわかるようにしておきましょう。そうでないと差出人の名前だけではスルーされてしまいます。
件名に会社名や専属団体名などと名前を記入し、簡単な用件や内容がわかる言葉を入れておきます。
件名：【ご挨拶】○○株式会社の○○様よりご紹介いただいた○○株式会社の○○○○です。
件名に「初めまして」と書くとスパンメールと判断されることが多いので避けましょう。
初めての相手へのEメールの書き出し
- 初めてメールを送らせていただきます。
- 初めてメールをお送りいたします。
- 〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。
- 突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。
- 突然メールをお送りして大変失礼いたします。
- 〇〇様にご紹介いただきメールをお送りいたしました。突然のメールで大変失礼いたします。
などが初めての相手に送るメールの書き出しです。
誰の紹介で、なぜメールアドレスをもっているのかを書いておくと警戒心がなくなります。またメールは初めて送る場合でも、以前に一度会って名刺交換をしている場合は、「いつどこで会った〇〇です」と書くとイメージしやすく思い出してもらえます。またその場合は一度会ったことがあるため、メールの書き出しは『お世話になっております』でも問題ありません。
挨拶のあと、自己紹介はできるだけていねいに書いておきましょう。会社や所属部署だけではなく具体的な仕事内容などを簡潔にしかし必要な情報は網羅した自己紹介にします。
初めての相手へのEメールの締めくくり
書き出しの後用件を書き、結びの挨拶につなげます。
もし用件がセミナーや商品紹介イベントなどへの招待で来てほしい旨を伝えるもので会っても、「◆月◆日までにご返信ください」というように返信を義務付けるような書き方は失礼になります。
「お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご検討いただければ幸甚です。よろしくお願いいたします。」
というように、検討を依頼します。
またメールに自社のカタログなどを同封して目を通してほしい場合は次のように書いておきましょう。
「お手数ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。」
このように、メールの用件が相手になんらかのアクションを期待するものである場合は、相手が忙しくて時間がなかなか取れないことを気遣いながらていねいに依頼する一言を入れると良いでしょう。「幸甚です」「幸いです」という言葉は、丁重に相手にアクションを促す言葉としてよく利用されます。
特に依頼したいことがない場合でも時候に合わせた挨拶や気遣いの一言が添えられると良い印象を残します。
「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
暑い日が続きますが、どうぞご自愛下さいませ。」
初めてのメールはていねいさと簡潔さがポイント
初めての相手にEメールを送る際に気をつけたいことを説明しました。
まず大切なことは相手にどこの誰がどのような用件でメールを送ったのかが一目でわかるように、件名に簡潔に説明を入れることです。
ていねいであることが大切ですが、結局何を言いたいのかわからないということが内容に用件をきちんと伝えましょう。
