雰囲気悪い？ダメな会議を良い会議にするコツはこれ！
誰も発言しない、同じ話の繰り返し、できない理由ばかりを並べて結論が出ない…。雰囲気が悪いダメな会議にぐったりしてしまった経験はありませんか？今回はそんな雰囲気の悪いいわゆるダメ会議を良い会議にするコツを紹介します。リーダーとして会議を進行する立場の人も、参加者として意見を言う立場の人もぜひ参考にしてみてくださいね！
そもそもなぜ「ダメ会議」になってしまうのか
そもそもなぜ会議は「ダメ」になってしまうのでしょうか？それには以下の原因が考えられます。
- 誰かの発言に対し否定から入る
- 会議の目的が明確でない
- 決定権のある人が参加していない
- 進行役がいない
- 雰囲気が悪い
誰かが意見を言っても、否定から入る人(特に上司や上層部の人間)がいると誰も発言しなくなります。さらに発言しないことに対して感情的に怒る人がいるとより会議の雰囲気が悪くなり、さらに誰も発言しなくなるという悪循環に陥ります。さらに会議の目的が明確でなかったり全員で共有できていないと、そもそもなんのための会議なのかわからないという本末転倒な事態に…。また参加者にとっても当事者意識が持てないため、意見交換をすることも難しくなります。
ダメ会議から良い会議に、3つのポイントは？
ダメ会議になってしまう理由を踏まえて、ダメ会議から良い会議変えていく3つのポイントを紹介していきます。
特に始まりから明るい雰囲気を心がける
会議を進行する立場の人や、決定権がある上司の方などは特に心がけていただきたいのが「明るい雰囲気」作り。ビジネスにおいて会議とは「ピリッと緊張感を持ってやるもの」「仲良しこよしじゃないんだから」と考える人もいるかもしれませんが、さまざまな意見交換をする場としては、明るい雰囲気は第一にと言っても良いほど重要です。明るい雰囲気の会議でどんな意見でも否定されないという安心感があれば、これまでにはなかった新しい意見や斬新な視点を発見できるきっかけとなります。
また、進行役の人は意見を求める際に「何か意見はありますか？」「どうですか？」などという声がけではなく「思いつきでも良いので、何かパッと頭に浮かんだこととかないですか？」など、下の立場の人でも意見を言いやすい空気づくりをしていくと、より会議が活性化するでしょう。
会議の目的を明確に、決定事項をすぐ実践
当然のことと思われるかもしれませんが、意外と会議の目的が明確でない会議というものは存在します。会議が始まってから「ええ、今日の議題は…？」なんていう会話が出るような会議は論外ですが、目的を事前に明確にしておくのはとても大切です。遅くとも会議の前日までに、参加者に会議の目的や議題を案内しておきましょう。そうすれば会議中に何を言おうか必死に考えて、ほかの人の意見は上の空…なんていうことも避けられます。
また、会議で決まったことはすぐに実行できるようにしておくのも大切です。なんとなく決まったけど、いつどうやって誰がするのか明確でないと、せっかく会議で決まったこともうやむやに…。これでは会議の意味がありませんし、会議に参加する人も「せっかく決めてもやるかわからないし…」と熱量が下がってしまいます。決定事項はすぐに実践できるように、いつどうやって誰がするまで明確にするようにしましょう。
「ペアワーク」を活用してみる
大人数が集まる会議ではなく、一対一で行う「ペアワーク」を活用してみるのも一つです。ペアワークでは2人1組のペアを作り、意見やアイデアを出し合います。こうすることで、「自分も意見を出す」という当事者意識も生まれますし、大人数の前だと萎縮してしまう人でも、どんどん意見を言いやすくなります。
こうしたペアワークを取り入れてみると、これまでの会議では出なかったような新しい意見やアイデアが生まれやすくなるのでおすすめです。
まとめ
ダラダラと目的もわからず集まる、悪い雰囲気ではじまるなど「ダメ会議」が習慣化してしまっている会社も少なくないでしょう。ただ、会議は会社の方針を決めたり、重要な意思決定を行う場。今回紹介した3つのポイントを意識しつつ、より良い会議を行えるように工夫してみてくださいね！
