貸し会議室を有効活用！利用する際の注意点を解説
貸し会議室は、自社の会議室が不足している場合や、会議用の設備が整っていない場合、または外部の人を招いて行う会議などに利用することができる便利なシステム。貸し会議室によっては、椅子や机、マイクやプロジェクターなどのレンタル物品も提供してくれるため、会議室の設備に関する心配がなく、スムーズに会議を行うことができます。
一方で貸し会議室ごとに利用する際にはいくつか注意点があります。今回は、貸し会議室を利用する前に知っておきたい、見落としがちな注意点をまとめて紹介します。
利用者が法人か個人か
一般的な貸し会議室は個人や法人が利用できますが、一部の会場では企業や団体のみが利用できる場合もあります。利用前に登録が必要な場合もあり、当日参加者が増えた場合は追加料金を支払っても入室が拒否されることもあるので、事前に確認することをおすすめします。貸し会議室のほとんどの利用者は法人なので、利用者制限については心配することはないですが、途中参加に関しては注意しておくと良いでしょう。
利用申し込みとキャンセルポリシー
貸し会議室は電話や窓口でも予約できますが、インターネットが普及した近年では、ネット予約も可能です。予約は事前に行う必要があり、申し込み後すぐに利用できない場合もあるため予約は余裕を持って行うのがおすすめです。利用料金は申し込み後当日から1週間以内に支払わなければならないことが多いため、都合が付かなくキャンセルを申し出た場合や、期日までに支払わなかった場合は料金を支払う必要があるので注意しましょう。
利用時間についての認識
利用時間については、会議の準備・会議・片付けの時間を含めた全てを利用時間としている場合もあるため、確認が必要です。利用時間を誤ってしまうと追加料金が発生するなどトラブルとなる可能性もあるため注意しましょう。搬入物が多い、事前準備に時間がかかる場合は、前後の余裕を見て利用時間を予約すると安心です。
まとめ
貸し会議室は、大小さまざまな会場があり、目的別に選べるため用途にピッタリ合う会場選びが可能です。また、機材の設置や席のレイアウトなどワンストップでおまかせできるのも大きな魅力です。
ただし、「利用に慣れていない」「初めて利用する」といった場合には、認識に違いがあったり、注意事項の見落としなどで思わぬ事態が発生してしまうことも。今回紹介した注意点をしっかりチェックし、有意義に貸し会議室を利用してみてくださいね。
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