オフサイトミーティングで社内に活気を！導入方法を知って効果アップ
オフサイトミーティングとは、日常的な空間、つまりいつもの自社オフィスにある会議室を離れてミーティングをすることです。
オフサイトミーティングのメリットやデメリット、導入方法などを解説しますので取り入れを考えてください。
オフサイトミーティングを行う場所
オフサイトミーティングは非日常的な空間で行うことで、社員がリラックスし本音を話せ気軽に意見を取り交わせます。
キャンプをしたり温泉に行ったりという企業もあるようです。しかし、そこまでしなくても少し贅沢な雰囲気の貸し会議室や夜景の見える貸し会議室を利用しても、気分が変わるのではないでしょうか。
こちらのような記事を参考にして貸し会議室を見つけてください。
また近くでオフサイトミーティングを開催するにしても、宿泊施設付きの貸し会議室を選んで一泊するというのも一つの方法です。例えばフクラシア東京ステーションといった貸し会議室を利用するとリフレッシュできます。
オフサイトミーティングのメリット
まずはオフサイトミーティングのメリットを見ていきましょう。
非日常的な空間ではいつもと違った意見が出る
リラックスしているとアイディアがいろいろ出てきます。また普段は発言をしにくく黙りがちになってしまう人も積極的に、意見を言いやすくなり会議が活性化します。
気持ちがリフレッシュする
同じ場所にいつもいると疲労感を感じるようになります。場所を変えるだけで気持ちがリフレッシュし、意欲が出てきます。ホテルライクな貸し会議室で、終わった後に懇親会を計画しても良いですね。
もちろん、温泉や郊外にあるセミナーハウスなどを利用するとさらにリフレッシュできますよ。
コミュニケーションが取れる
リラックスして話し合いが活性化することから、普段話したことのない人の別の面が見えてコミュニケーションが活発になります。オフサイトミーティングでは、他の部署や支社の人ともコミュニケーションが取れるようにすると、会社全体のチームワークが向上します。
邪魔が入らずミーティングに集中できる
社内の会議室ですと、他の業務での呼び出しなどで会議が中断してしまうことも…その点社外での会議は、集中できることがメリットです。
オフサイトミーティングのデメリット
メリットの多いオフサイトミーティングですが、デメリットもあるのでできるだけデメリットを抑える工夫が大切です
貸し会議室や研修施設を確保する料金
施設を借りる料金や食事代などに費用が発生してしまいます。予算を考え、参加人数の調節が必要です。
場所を変えるだけでは同じ
オフサイトミーティングは場所を変えるだけで、すべてがうまくいくわけではありません。自由な雰囲気が魅力ですが、ファシリテーターの存在も大切です。
業務調整をして参加する必要
少なくとも丸1日席を離れることになるので、業務を調整しなくてはいけません。調整できるようにミーティングの予定を早めに知らせるようにしましょう。
オフサイトミーティングを企画する
オフサイトミーティングを導入するにはきちんとしたスケジュールを立てることが大切です。次のような流れで開催されますので参考にしてください。
- 参加者と開催日時を決める
参加者に出欠を確認 - 開催場所を決める
貸し会議室やセミナーハウスを選び見積もりを取る - テーマ・目的を決めアジェンダを作成し配る
- オフサイトミーティング開催
オフサイトミーティングでチームワークを強化
オフサイトミーティングのメリットやデメリット、開催する手順を解説しました。
オフサイトミーティングは開催場所も重要です。
ミーティングナビといった検索サイトを利用して選んでください。
