完璧にできてる？意外と知らないビジネスメールのマナーその①
新入社員にとって欠かせないビジネスマナーのひとつがビジネスメールの書き方です。ところが、ベテランのビジネスパーソンでも「完璧なビジネスメールを書けている！」と自信を持って言える人は意外と少ないのかもしれません。
今回はビジネスメールの書き方について、基本的な部分をピックアップして紹介します。「新人だから知っておきたい」という人はもちろん、「ひょっとして…間違ってる？」と心配なベテランビジネスパーソンもぜひチェックしてみてくださいね！
ルール①宛先
メールの宛先にはそれぞれTo、Cc、Bccを設定することができます。どれにアドレスを入力してもメールはその相手に届きますが、それぞれに意味合いが異なってきます。
まず、「TO」は「送り先はあなたですよ」という意味合いを持ちます。「この内容を送っているのはあなたですよ」という意味になるため、原則として「TO」に入力されている人がそのメールに対しての対応を行います。基本的に原則1名を「TO」に入れますが、対応して欲しい相手が複数の場合、複数の送り先を入れることも可能です。その場合はわかりやすく誰になんの返答が欲しいのかなどを明記すると良いでしょう。
次に「Cc」は「TOの人に送った内容を共有しますよ」という意味合いを持ちます。基本的に対応するのは「TO」の人ですが、やりとりした情報を知っておいてほしい・共有したい相手を入力しメールを送信します。この場合、「TO」の人は「Cc」の人を見ることができるため「誰に情報が共有されているのか」を知ることができます。
最後に「Bcc」です。「Bcc」も「Cc」と同じように、メールの内容を共有したい場合に使用されますが、違いとしては他の受信者から「Bcc」のアドレスは見られないということ。誰に共有したか知られたくない場合や、個人情報であるメールアドレスを隠す意味合いもあるため一斉送信などにも利用されます。
ルール②件名
ビジネスメールにおいて重要なのは件名です。件名は一目で見て理解できるよう「いつ」「なんの」「どういった内容」かをわかりやすく簡潔に書く必要があります。
例えば…
【NG例】
①「お願い」
→一目で見ていつのどういったお願いなのかわからないのでNG。迷惑メールと思われ、メールを開いてもらえない可能性も…
OK例：【期日：9/30まで】お打ち合わせ日程ご変更のお願い
②「〇〇について」
→〇〇についてなんなのか全くわからないタイトルでこちらもNG。要件を端的に伝えられる内容に変更しましょう。
OK例：【9/20～9/23】展示会〇〇についてのご案内
③「〇〇様 先日は展示会にお越しくださりありがとうございます。【御礼】先日の展示会について 株式会社〇〇 担当の〇〇でございます」
→ビジネスメールを受信する側としては、メールボックス内に表示されるタイトルで読む読まないを判断しています。したがって、タイトルは「受信ボックスに表示できる件名」である15～20文字以内で簡潔に収めるようにしましょう。
OK例：【御礼】先日の展示会について
ルール③書き出しと挨拶文
ビジネスメールでは、書き出しにまず宛名を明記します。
社外宛であれば基本的に「会社名・部署名・氏名＋様」
社内宛であれば「部署名・氏名＋様」
となります。
また、挨拶文に関しては挨拶の後で送信者である自分の情報を必ず明記するようにしましょう。その場合も宛名と同じように、社外であれば会社名・部署名・氏名、社内であれば部署名・氏名となります。
例：社外
いつもお世話になっております。〇〇株式会社〇〇課の〇〇です。
例：社内
お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。
その②へ続く
ビジネスメールのマナーと言っても、相手が社外なのか社内なのか、どういう要件なのか、御礼なのかお詫びなのかによって大きく内容が異なります。
次回のその②では、メールの内容についても深掘りしていきますので、ぜひ引き続きチェックしてみてくださいね！
