完璧にできてる？意外と知らないビジネスメールのマナーその②
今回は、前回の「完璧にできてる？意外と知らないビジネスメールのマナーその①」に続き、ビジネスパーソンでも意外と抜けや漏れがあるビジメスメールのマナーについて取り上げていきたいと思います。
初めからチェックしたい！という方はぜひ「完璧にできてる？意外と知らないビジネスメールのマナーその①」からご覧ください。
ルール③要件はわかりやすく、簡潔に
宛先、件名、書き出しと挨拶文がしっかりと書けたら次は要件です。要件はわかりやすく、簡潔に書くことが重要。とはいっても、いざ実際に書くとなると何かと長くダラダラと書いてしまいがちですよね。
そこで実際のビジネスメールを見ながらOK例とNG例をチェックしていきましょう。
NG例：先日は弊社へ展示会のお問い合わせをいただきましてありがとうございました。弊社展示会は〇〇年◯月◯日13:00より東京ビッグサイトA会議室にて開催されます。弊社代表〇〇のセミナーは15:00より開催いたしますので、よろしければご参加くださいませ。出展情報の詳細は資料を添付してございますので、そちらをご確認ください。
OK例：先日は弊社へ展示会のお問い合わせをいただきましてありがとうございました。
詳細につきまして、下記ご回答差し上げます。
■開催日時：〇〇年◯月◯日13:00〜17:00
■開催場所：東京ビッグサイトA会議室
■弊社代表〇〇セミナー：15:00〜
なお、出展情報の詳細は資料を添付してございますので、そちらをご確認ください。
NG例の方は、ダラダラと長く文章が続き、要点が整理されていないため非常にわかりにくいメールとなっています。
一方でOK例は改行を使用し見やすい文章となっているのに加え、要点を整理し箇条書きにしていてとても簡潔でわかりやすいですね。パッと見て理解できるような内容にするためにも、OK例を参考に要件をわかりやすく簡潔に書くようにしましょう。
ルール④文末は挨拶文で締める
文末の挨拶文に関しては、特に難しく考える必要はなく「どうぞよろしくお願い致します」「ご確認のほどよろしくお願い致します」「ご検討のほどよろしくお願い致します」など内容に合わせて締めましょう。
相手からの返答が欲しい場合などには、「お忙しい中お手数をおかけしますが、ご返信いただけますと幸いです。」「ご確認の上、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。」など添えると良いでしょう。
ルール⑤署名
署名とは、メールの最後尾に記載する送信者の情報のこと。ビジネスメールにおいてはこの署名がないメールはマナー違反と捉えられることも。
署名には以下のような項目を記載します。
- 会社名
- 部署名
- 役職名
- 氏名
- 会社住所
- メールアドレス
- 会社電話番号（代表・個人）
- FAX番号
- 会社ホームページのURL
ビジメスメールにおいての署名は、相手に「どこの誰が送信したメールなのか」を知らせる大切な役割があります。ほとんどのメールには毎回署名を自動で挿入する機能がついているので、そちらを活用してしっかりとした署名を入れるようにしましょう。
まとめ
ビジネスメールは慣れないと書くのに時間がかかってしまうかもしれません。何度も書くうちに、ビジネスの場に相応しい好印象のメールが書けるようになってくるはずです。初めのうちは、マナーをその都度確認し、ビジネスパーソンとして正しいメールの書き方を学んでいきましょう。
