入社式を貸し会議室で！事前に確認しておくべきこととは？
4月は新たな始まりの季節であり、学校を卒業する人にとっては社会人としての新しい生活が始まる重要な時期です。新しく学生生活とは異なる世界に飛び込み、実社会で成功するために力を尽くそうと意気込んでいる人も多いでしょう。今後新入社員としてさまざまな業務に携わることになりますが、最初に体験するのが入社式であることが一般的です。
今回はそんな新入社員にとって重要な意味合いを持つ入社式について、貸し会議室で開催するにあたり事前に確認しておくべきポイントを紹介します。会場選びに毎年苦労しているという担当者の方は、ぜひこの記事を参考に入社式を貸し会議室で開催するメリットを検討してみてください。
貸し会議室で入社式を行うメリット
入社式は重要な意味を持つ儀式の一つであり、社内の会議室などで行う会社もありますが、より特別な式典にするためには、貸し会議室などの設備を利用することがおすすめです。ホテルなどを利用する場合は、移動や費用などが大変ですが、貸し会議室であれば比較的手軽に利用できる点が大きなメリットです。貸し会議室は、会議専用の場所だと思われがちですが、机や椅子の配置を変えたり取り除いたりすることで、式典やイベントにも利用できます。
また、ビジネスの会議をするために作られた場所であるため、貸し会議室は入社式にも適した場所と言えます。また、貸し会議室は会場数も多く、収容人数も様々なので、適切な広さの会場を借りることができます。貸し会議室を運営する会社は、多くがホームページを持ち、会議室の広さ、収容人数、立地、料金などを掲示しています。そのため、適切な貸し会議室を探すことも容易です。また、より詳しい情報が必要な場合は、貸し会議室を運営する会社に資料を送ってもらうこともできます。ホームページ上からは、会議室の利用状況を確認したり、予約することもできるため、比較的簡単に入社式の会場を確保できるのもメリットと言えるでしょう。
貸し会議室で入社式｜事前に確認しておくべきポイント
ここからは、入社式を開催する上で事前に確認しておくべきポイントを紹介します。
入社式の日取りや参加人数を明確にしておく
入社式の会場として貸し会議室を選ぶ際には、まず参加予定者数と式の日程を確定することが大切です。会場が狭すぎると、参加者にとっては不快な思いをすることになりますし、広すぎると寂しい印象を与えることにもなります。参加者数を把握する際には、一人ひとり個別に出欠の予定を確認しておくと良いでしょう。また、入社式の日程は、通常4月の最初の営業日に行われることが多いです。この日は多くの企業が入社式を行うため、会場がすぐに埋まってしまうことがあります。ですから、貸し会議室を探す際には、早めに行動し、予約を確保することが必要です。会場の広さや日程が決まったら、すぐに貸し会議室を探し始め、予約手続きを行いましょう。
必要な備品が室料に含まれているか
貸し会議室を予約する前に、料金や備品の有無を確認することが大切です。マイクやプロジェクターなどは無料で提供している場合もありますが、別途料金がかかる場合もあるため、入念に調べておく必要があります。入社式は会社の業務の一環であり、予算を超えた費用がかかると問題となるため、予算管理をしっかりと行い、式典を計画することが必要です。
アクセス方法
貸し会議室へのアクセス方法は地図だけでは把握しきれない場合もあります。そのため、会場へのアクセスが便利かどうかまた、会場の内部を確認するためにも、現地に行ってみることが必要です。実際に足を運んでみることで、ホームページやパンフレットでは分からない詳細な情報を入手できます。入社式では、地方から出席する土地勘のない新入社員もいることを考慮し、アクセスの良さを重視することも大切です。
また、こちらも入社式の日程が近づくにつれてアクセス良好な利便性の高い会場から確保するのが困難になる場合があるため、余裕をもって会場探しをすることが重要です。
まとめ
入社式は単なる社内行事ではなく、新入社員にとって初めての実社会での経験となります。そのため、話す内容や式典の流れを誤ってしまわないようにしっかりと準備し、新入社員にとって有意義な時間となるようにしたいものです。また、入社式の進行や挨拶などを事前に練習して、良い内容のものにすることで、新入社員の会社への思いを強め、より会社に貢献してくれることが期待できます。入社式は一生の思い出となる大切な行事ですので、貸し会議室を利用した立派な式典を行いましょう。
入社式が開催できる貸し会議室探しには、ぜひミーティングナビをご活用ください。
