初めてでも安心！貸し会議室を利用するときのポイント3つ
貸し会議室を利用してみたいけど、どういったことに注意するといいの？
初めて貸し会議室を利用する場合、こんな疑問を持つ人もいるかもしれません。さまざまな目的や用途で利用可能な貸し会議室。便利な一方でいくつか注意すべきポイントもあります。今回はそんな貸し会議室を利用するときのポイント3つをピックアップして紹介します！
料金プランをチェック
貸し会議室の料金プランは、利用する会場によってさまざまです。時間ごとに決まっているところや、「〇〇時間パック」などのパック料金が設定されている会場も。そのほか「ウェビナープラン」や会食などがセットになっているプランもありますよ。
料金プランは同じ会場でも部屋の広さごとで違う場合もあるため、「思いのほか会場費用が嵩んでしまった…」という失敗しないように事前にしっかりチェックしておきましょう。
料金プランの一例
30分から料金設定のある貸し会議室
【渋谷】Creative Lounge MOV
https://meetingnavi.net/facility/?meeting_id=1322
1日使用の料金設定がある貸し会議室
【品川】品川フロントビル会議室
https://meetingnavi.net/facility/?meeting_id=1252
ウェビナープランのある貸し会議室
【新宿】ワイム貸し会議室
https://waim-group.co.jp/share/webinar/
キャンセル料を確認
貸し会議室を予約した後、やむをえない事情でキャンセルする必要が出てくる場合もあるでしょう。
その場合はできるだけ早めに会場へキャンセルの連絡をすることが大切です。会場によってはキャンセル料を設定してるところも多く、利用予定日の何日前のキャンセルなのかによってそのキャンセル料の負担額が変わってくる場合があります。
突発的にキャンセルせざるを得なくなる可能性もあるため、貸し会議室を予約する際は念のため利用前にキャンセル料の規定もしっかりとチェックしておきましょう。
キャンセル料規定の一例
■利用日から起算して(利用日含む)10日前まで：返金なし
■利用日から起算して(利用日含む)15日前まで：50％キャンセル料発生
■利用日から起算して(利用日含む)30日前まで：20％キャンセル料発生
利用にあたっての注意事項もチェック
貸し会議室によっては注意事項が詳しく設定されているところもあります。常識の範囲内で利用していれば、違反してしまうことは少ないかと思いますが、利用する内容によっては注意が必要となるので事前にしっかりとチェックしておくのがおすすめです。
注意事項の一例
■発火性のあるものなど危険物の持ち込み
■大声を出す、騒音を出すなど他の利用者の迷惑となる行為
■床荷重が200kg/㎡を超える重量物の持ち込み
■ビラまき、呼び込みなどの行為
新人研修で発声練習があったり、展示会で音楽を流す・キャンドルで演出するなどといったケースでは注意が必要となりそうです。「これは大丈夫かな？」と疑問に思う場合は事前に施設側へ確認しておくと安心でしょう。
ポイントを押さえて、賢く貸し会議室を利用しよう
今回ピックアップしたポイントは次の3点です。
- 料金プランを確認する
- キャンセル料を確認する
- 注意事項を確認する
以上のポイントを踏まえ、賢く貸し会議室を利用してみましょう！
自分が利用したい貸し会議室にピッタリの会場を探したいと思ったら、ぜひミーティングナビの検索機能を利用してみてくださいね！最寄駅や会場の規模など、用途に合わせてピッタリの貸し会議室を探すことができますよ。料金の比較もしやすいので、貸し会議室の会場探しにぜひ役立ててみてくださいね。
