感染対策をしながらリアルイベント！注意したいことと用意したいもの
最近はオンライン上でのイベントが中心です。セミナーや研修、語学レッスンなど学ぶための場だけではなく、展示会もオンラインでの開催が進んでいます。もちろんコロナウイルスの対策のためには必要な処置ですが、リアルイベントにはそれでもなお捨てがたいメリットがあることは否定できません。
今回はリアルイベントのメリットと開催するために主催者が実施すべきことなどを詳細にお伝えします。
リアルイベント開催の見逃せないメリット
まずはメリットを見ていきましょう。
- リアルに触れたものはより深く認知されます。そのため、製品やサービスをアピールするようなイベントならリアルイベントの方に軍配があがるのは明らかです。
- リアルイベントには実際に交通機関などを利用してわざわざ会場に移動します。それだけイベントに対する関心が強いということです。そのため、見込み客を絞り込んでいるわけで、アプローチしやすいといえます。
- リアルの方がオンラインより信頼性が高く、良い関係を築きやすい
感染対策はどうしたら良い？
リアルイベントを開催するにあたって、参加者が安心してもらうことが大切です。ここでは主催者側がすべき感染対策を解説します。
会場の衛生対策
イベント会場でコロナウイルスの感染防止を徹底することが大切です。会場内だけではなく共有部分、トイレや休憩所も確認しなくてはいけません。
会場を選ぶ際に、信頼できる貸し会議室としても有名な会場を選ぶことが大切です。空気の入れ替えがしやすい窓のある会議室を選びましょう。
主催者側ができる次のようなことは積極的に行なってください。
- テーブルの清掃を頻繁にする
- 会場に入る場所に手洗い設備を設置する
- ゴミ箱はフタのついたものを用意
- ゴミ箱は頻繁にごみを収集する
- スタッフだけではなく、来場者にも手洗いや消毒、検温、マスク着用を義務付ける
混みやすい入場の規制
普段からイベントでは入場が混みやすい傾向です。有料のイベントの場合は、前売りタイプにし、前売り券を発行できるようにして入場時間を少しでも短くするようにしましょう。
会場選びの際に、受付にある程度の空間が利用できるかを確認することも大切です。
入場のために並ぶ際はお互いの距離を空けるようにしなくてはいけませんが、注意を音声でしてしまうと飛沫感染が起きてしまう可能性があります。録音した音声を利用してください。
また自然と間隔を取るように、コーンを置いたり『ソーシャルディスタンスシール』を貼ったりして工夫しましょう。
来場者の検温は必須です。検温をしながらのイベント開催はさらに時間がかかることは避けられません。
スタッフの健康管理を徹底する
スタッフの管理も大切です。感染しないように体調不良の場合は参加しないようにして起きましょう。もちろん、一緒に用意をする際には、始める前に必ず検温をします。ミーティングのときも必ずマスク着用、手指消毒などを徹底してください。
一点注意しておきたいことは入場管理や衛生のための掃除でスタッフは普段より多く必要です。また誰かが急に体調不良になる可能性も考えて常に多めのスタッフを確保しておきます。
密集しない工夫
密にならない工夫もしておきましょう。受付を2か所設置しておけば、来場者は分けられます。そのぶんスタッフは必要ですが、入場までの時間を短縮できることもメリットです。
会場内は机を一人用にするか、二人用の机を一人で使うようにして椅子の数を半分にします。椅子を半分撤去できない場合は、座ってはいけない椅子と座っても良い椅子がわかるようにシールを貼るなどの印をつけましょう。
イベントで用意しておきたいアイテム
非接触型の体温計、消毒液、予備のマスクを受付に用意しておきます。貸し会議室によっては体温計や非接触式検温カメラを導入している場合もありますから、確認しておきましょう。受付や論者、講師には透明のアクリルパネルやパーテーションを使います。こちらも貸し会議室で用意しています。
製品展示イベントの場合は商談テーブルにも来場者とスタッフを仕切るパーテーションの用意が必要です。
徹底した感染対策でリアルイベントを！
リアルイベントをする上での注意事項を開設しました。実際のところスタッフの増員、広い会場などで出費は平常時より大きくなりますが、今この時期にイベントを実現することのメリットは大きいのではないでしょうか。感染防止グッズは日々改善されていっていますので、最適なグッズを利用してください。
